Возмещение проезда до работы служебная записка

14.05.2019 0 Автор admin


Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

ООО «Василек» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Условиями трудового договора с менеджером О.А. Савельевым предусмотрена выплата ему компенсации за проезд до офиса и обратно на личном автомобиле. Сумма компенсации определяется в размере стоимости истраченного им бензина, но не более 3000 руб. в месяц. 29 февраля 2012 г. О.А. Савельев сдал в бухгалтерию чеки ККТ, подтверждающие покупку бензина, на сумму 2800 руб. 1 марта 2012 г. работник получил компенсацию. Возмещение расходов директором Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс.

Cлужебная записка на оплату такси образец

Не каждая компания, может предоставить для своих работников служебную машину, это случается в практике довольно часто. Тоже самое касается личного транспорта работников, не у всех он имеется.

В расходы по УСН бухгалтер ООО «Новинка» включать компенсацию не стал. НДФЛ не удержал и страховые взносы не начислил.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению. Если по окончании командировки у сотрудника фактически израсходованная сумма меньше полученного аванса, то он должен вернуть неизрасходованные деньги в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в течение трех дней. Если в командировочном удостоверении возникла случайная ошибка в датах, то аккуратно зачеркивается неправильная дата, ставится правильная и заверяется дополнительно печатью и подписью уполномоченного лица. К электронным билетам (маршрут/квитанция) прилагается кассовый чек или квитанция на оплату электронного билета.

Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.
В связи с разъездным характером работы, прошу Вас разрешить компенсацию проезда в размере 1700 рублей (стоимость единого билета в г. Москве) специалисту отдела кадров Соловьеву Виктору Александровичу в октябре 2009 года.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Cлужебная записка на компенсацию расходов — образец

Бывает, что работодатель решает не возмещать конкретные расходы сотрудника, подтвержденные документами, а просто доплачивать определенную сумму на транспорт. Это устанавливается в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником. Обратите внимание: такую фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются фактически понесенные им расходы. Такая доплата расценивается как иное вознаграждение, начисленное в рамках трудовых отношений. Соответственно, при УСН его можно включать в расходы на оплату труда. Придется также удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами. В таких случаях выручить может вызов такси. Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным.

Примеры и образцы кадровых документов: трудовые договора, должностные инструкции, штатное расписание организации, гражданско-правовые договора, локальные нормативные акты, кадровые приказы.

Проездной билет для сотрудника: как оформить и учесть

Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста. Пример написания Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П.

    от главного бухгалтера Степановой З.В.

  2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
  3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М.


Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации. Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения. Случаи целесообразности Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси.

Документ, подтверждающий расходы на такси, подается в бухгалтерию вместе с отчетом об использовании средств. Если же планируется неоднократное использование услуг такси, имеет смысл расширить список документов. Порядок оформления их в этом случае может быть следующим: служебная записка работника или начальника отдела, сотрудники которого будут пользоваться такси, приказ об использовании легковых такси в производственных целях, маршрутный лист, отчет о поездке с указанием ее времени и цели. В бухучете эти затраты отражаются в составе прочих расходов (счет 94), административных расходов (счет 92) или расходов на сбыт (счет 93) — в зависимости от того, в каких целях использовалось такси.
Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией.

В течение трех дней по возвращении из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет. Он составляется по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. приказ; служебное задание на командировку (должны быть заполнены все строки и поставлены подписи руководителей); командировочное удостоверение (должны быть проставлены печати, даты, пункты назначения, подписи); документы о найме жилого помещения; документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей); документы об иных расходах, связанных с командировкой. Законодательство не обязывает работодателя возмещать сотрудникам расходы на проезд к месту работы и домой. Соответственно, если такую компенсацию вы решили платить, она является установленной добровольно. А значит, на нее не распространяются те «льготные» нормы по НДФЛ и страховым взносам, которые действуют в отношении компенсаций, выплачиваемых по закону. Если размер компенсации фиксированный, то она будет частью зарплаты и проездные документы не понадобятся. Если же в условиях договора указана выплата в размере понесенных работником расходов на проезд до места работы и обратно, то бухгалтеру придется собирать у работников проездные документы либо чеки.

Если работник пользуется для этого общественным транспортом, в частности аэроэкспрессом, претензий у проверяющих, как правило, не возникает. Такие расходы можно смело учитывать в целях налогообложения прибыли.Если же сотрудник воспользовался такси, указанные расходы также могут быть признаны при расчете налога на прибыль, но при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (Письма Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33, от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621). Отметим, что проверяющие таким расходам уделяют повышенное внимание, следовательно, и организации должны отнестись к ним серьезно.В соответствии с п.

Типы документа по возмещению расходов Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
  2. На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги.
  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта

Превышение полномочий Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными.

Это возможно в нескольких случаях.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Обязательно пропишите сумму предстоящих денежных вложений и прикрепите счета.

Пример написания Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П.

от главного бухгалтера Степановой З.В.

  • Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.

    Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М.

    и свидетельство о рождении ребёнка.

  • Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться. К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно.

    • бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
    • билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
    • кассовый чек,
    • служебная записка.

    Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход. Теперь в этот список включены и проверки за соблюдением требований трудового законодательства, проводимые трудинспекцией. Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий.

    Налогообложение Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией.

    Служебная записка на такси (образец)

    Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

    Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

    А.П. Зеленов трудится в обществе на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 февраля 2012 г. он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 марта 2012 г. сдал в бухгалтерию проездной билет за февраль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер начислил компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. — 2380 руб.) А.П. Зеленов вернул в кассу. Что будет в учете ООО «Новинка»?

    Как известно, расходы предприятия, связанные с его хозяйственной деятельностью, могут быть включены в состав ВР на основании пп.

    Служебная записка на компенсацию оплаты проезда

    Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения. Начальник отдела кадров Б.А.

    Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.

    • объект «доходы» — в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
    • объект «доходы минус расходы» — необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы.

    Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать образец Итоги Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки.

    Похожие записи: