Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

16.05.2019 0 Автор admin


Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении. Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением. Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года. Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Образец приказа о нумерации приказов Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Страница обновлена: 23.12.2016 Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет. Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Элементы приказа о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Виды приказов Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Приказ – это распорядительный документ, который издается единоличным распорядительным органом организации (лицом, исполняющим его обязанности) в целях разрешения вопросов основной деятельности и по личному составу. Мы рассмотрим регистрацию приказов по основной деятельности. Приведем выдержки из этих документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку. Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать. Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к». Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения.

Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки. Основные требования по оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов содержатся в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Нумерация кадровых приказов позволяет упорядочить их как хронологически, так и тематически. А как правильно осуществлять нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение служащих? Ответ на данный вопрос вы можете узнать из следующей статьи.

Несоблюдение требований к содержанию приказа (распоряжения) проявляется прежде всего в несоответствии указанных в приказе (распоряжении) условий: — приема на работу — условиям трудового договора; — перевода на другую работу — условиям (в общем случае) соответствующего соглашения; — увольнения — условиям трудового договора, соглашения или иного соответствующего документа.

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно: Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.
К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п. Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия.

В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки. Основные требования по оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов содержатся в Государственном стандарте РФ «Унифицированные системы документации.
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос.

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания. Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями. К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации. В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).

Нумерация преследует основные цели:

  • систематизация документов на предприятии;
  • удобный поиск;
  • осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
К ним прежде всего относятся: — несоблюдение требований к содержанию приказа (распоряжения); — несоблюдение требований к форме приказа (распоряжения); — издание приказа (распоряжения) на основании ненадлежащим образом оформленных документов; — издание приказа (распоряжения) неуполномоченными лицами.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. п. Остальные приказы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности. Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.

Похожие записи: